En Colombia, una empresa que compra a crédito y necesita usar la factura electrónica como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables debe enviar al emisor dos confirmaciones: la recepción de la factura y la de los bienes o servicios adquiridos. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) recordó el 29 de julio de 2022 que esa exigencia rige desde el 13 de julio, bajo las condiciones de la Resolución 000085. Guardar la factura no completa ese paso. [S1][S2]

El comprador debe generar los archivos XML de los recibos y transmitirlos a validación de la DIAN. Puede hacerlo con su propio software, el de un proveedor tecnológico o el servicio gratuito de facturación de la entidad. El comunicado advierte que, si se utiliza un software nuevo, hay que habilitarlo en factura electrónica. Para el equipo contable, la tarea es comprobar que su sistema permite generar y enviar esas confirmaciones, además de recibir las facturas del proveedor. [S1]

La obligación también alcanza a quien no está obligado a expedir facturas, si compra a crédito o con plazo de pago y necesita esos soportes fiscales. El artículo 34 exige que se habilite para generar y remitir los mensajes. Después debe solicitar, por los canales autorizados, el retiro de la responsabilidad de facturador electrónico del Registro Único Tributario (RUT), informando que se habilitó únicamente como adquirente. La norma conserva su condición de no obligado a facturar siempre que cumpla los supuestos legales correspondientes. [S2]

Para el proveedor que quiere negociar una factura, el registro en RADIAN es otro trámite. RADIAN permite consultar y seguir las facturas electrónicas de venta que circulan como título valor en Colombia. El artículo 7 exige, entre otros requisitos, la fecha de vencimiento, los dos recibos y la aceptación expresa o tácita de la factura. El artículo 31 distingue la constitución del título de su circulación: una factura sin registrar en RADIAN puede ser título valor si cumple los requisitos comerciales, pero no puede circular en el territorio nacional. [S2]

Una factura pagada por completo no cumple las condiciones para registrar esos eventos. El artículo 10 exige que la obligación no se haya extinguido por pago total u otra causa, que los eventos estén validados y que no haya limitaciones que impidan la circulación. Si aparece una limitación después de inscribir la factura, no podrán registrarse eventos posteriores que permitan su circulación. [S2]

Un evento enviado a RADIAN todavía necesita la validación de la DIAN. Según el artículo 16, la entidad devuelve un documento validado o rechazado; en caso de rechazo, comunica las causas y debe repetirse el procedimiento hasta obtener la validación. Aun después de esa respuesta, el artículo 17 deja la responsabilidad por la exactitud, el contenido y los requisitos formales y sustanciales en los usuarios con rol de registro. [S2]

Documentos fuente

  1. DIAN, Comunicado de Prensa No. 107: acuse de recibo de factura y mercancíashttps://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NG-Comunicado-de-Prensa-107-2022.aspx
  2. DIAN, Resolución 000085 de 8 de abril de 2022https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000085%20de%2008-04-2022.pdf